展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、物力、财力？ 正所谓“凡事预则立不预则废”，展会之前一定要做好周密的准备方可保证参展的顺利进行。准备工作有以下几点：
一、样品准备
展品是展出者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，″展品有吸引力″占到39％的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独到之处，以便和其它同类产品区分开来。
需要注意的是：如果产品具有产权或容易引起知识产权争议的品牌产品，要准备好产权资料。在展会里面经常会有知识产权纠纷，尤其是科技类企业。
二、制定参展计划、行程表
制定参展计划，规划参展物品信息，包含文字和实物等；
核定参展预算，含展位预定费用、展位管理费以及参展人员差旅费用等；
三、参展宣传准备
展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器，要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免派发；如果是服装或背包，要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。
宣传包含：
品牌宣传： 要符合公司VI MI CI ，主要针对展位为特装展位
产品宣传：突出产品的特点、亮点及产品同类的差异化
四、突发事件处理方案
样品物流运输损坏；
主办方/代理未按合同要求提供展位（如广交会展位不诚信倒卖现象）；
参展人员签证问题等
五、阅读展会参展须知及参展指南
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